Errores al administrar clientes en una empresa

Todo aspecto que esté relacionado con el funcionamiento de una organización, empresa o industria, debe ser monitoreado, esto se debe a que el control permite conocer cuáles son las fortalezas y debilidades de un sistema. Entre los aspectos más relevantes que deben ser controlados se encuentra el cómo administrar clientes en una empresa, ya que es un aspecto vital para el éxito de estas, ya que los clientes son los que le dan vida a una organización.

¿Qué es la administración?

La administración se define como el proceso de planificación, organización, dirección y control de actividades que se dan en una institución, este es un concepto que puede ser aplicado a una gran cantidad de ámbitos empresariales, siendo uno de los más importantes las relaciones entre empresas y clientes.

¿Cuáles son los errores que generalmente se cometen al administrar clientes en una empresa?

Al administrar clientes en una empresa pueden ocurrir una gran cantidad de errores, estos pueden deberse a la falta de información y/o de organización con respecto a los datos registrados. Es por ello que resulta necesario implementar un sistema administrativo que sea eficiente, como el Customer Relationship Management, (CRM), para así evitar errores tales como:

  • No registrar el estado de los clientes

El registro del estado de clientes es uno de los aspectos más relevantes para una empresa, esto se debe a que es el espacio en el cual se establece cuál es la situación en la que se encuentra el cliente con la empresa y viceversa. Por lo tanto, mantener este tipo de información actualizada resulta sumamente importante.

  • No entregar reportes

Los reportes son conocidos como informes acerca de hechos y/o noticias relevantes, los cuales generalmente se ofrecen a clientes para informarles cuál es el estado de su pedido. La falta de reportes es uno de los errores que se deben evitar al administrar clientes en una empresa, ya que representan una relación comercial distante, lo cual puede afectar negativamente en la fidelización del cliente.

  • Faltar con la entrega de pedidos

Este es un error que puede deberse a una administración deficiente, así como también a la falta de productividad, ya que una organización que no puede mantener una cantidad de producción, fallará con la entrega de los pedidos.

Evitar este tipo de errores es posible al recurrir a herramientas que permitan cuantificar el índice de producción, lo cual facilitará al representante de la empresa un número real de producción, con el cual podrá trabajar; esto permitirá dar plazos de entregas reales.

¿Cuál es la solución más efectiva para este tipo de problemas?

Antes de resolver un problema es necesario identificarlo, conocer cuáles fueron los motivos que dieron origen a la falla, para luego de esto comenzar a buscar las soluciones. Generalmente los errores que se comenten al administrar clientes en una empresa, se deben a factores tales como:

  • Falta de manejo de la información por parte de los empleados.
  • Errores en el sistema administrativo.
  • Datos e información desactualizada debido a la segmentación de departamentos.

Dichos factores pueden ser resueltos de la siguiente manera:

  • Capacitar al personal, para que así conozca el correcto funcionamiento del sistema.
  • Emplear un nuevo sistema, que resulte más eficiente para la administración de clientes.
  • Evitar la segmentación de departamentos y utilizar un sistema CRM, dónde sea posible compartir la información en la nube.

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