En SmartProspect hemos conocido y puesto en práctica una gran cantidad de estrategias, con la finalidad de ayudarnos a alcanzar la máxima productividad, sin embargo, hemos comprobado que son muy difíciles de adoptar debido a que son técnicas que se oponen a nuestra rutina, por ello te recomendamos aplicar algunas claves de productividad.

Las claves de productividad utilizadas por nuestro equipo, son eficaces porque los profesionales no requieren cambiar un hábito, sino adoptar un nuevo sistema. A continuación te indicaremos cuáles son nuestras mejores claves de productividad y cuál es su funcionamiento.

Funcionamiento de nuestro sistema de las 3 claves de productividad

Hacer

Esta clave consiste en ponerse manos a la obra, es decir, si recibimos una tarea muy importante que solo uno de los profesionales puede  realizar, este debe ocuparse de ello inmediatamente. Cuando la tarea es finalizada puede eliminarse de la lista de tareas pendientes, evitando que se pierda tiempo decidiendo si se empieza o no.

No es importante si se trata algo simple como el envío de un correo electrónico, o si es algo más complicado, como un proyecto de gran magnitud; si la tarea cumple con los criterios mencionados, solo el profesional especializado en ello puede realizarla.

Delegar

En el caso de que aparezca una tarea que puede o deba ser realizada por uno de los profesionales o miembros del equipo, lo más recomendable es que sea delegada. Esto no sólo libera a los empleados para que se concentren en cosas más importantes, sino que también los miembros del equipo estarán ocupándose de prioridades concretas y claras.

Eliminar

Se trata de eliminar todas las tareas que no nos resulten importantes, en lugar de agregarlas a una lista de tareas pendientes que aumenta sin parar, eliminar estas tareas nos ayuda a gestionar nuestra lista y así dedicar tiempo a proyectos más importantes.

Cómo usamos las 3 claves de productividad

Para explicarte mejor cómo usamos las 3 claves de productividad te dejamos un ejemplo práctico, suponiendo que tenemos 3 tareas en nuestra lista de tareas pendientes, las cuáles son las siguientes:

  • Actualizar los objetivos anuales de todo el equipo.
  • Responder un correo electrónico.
  • Editar una publicación del blog.

En SmartProspect utilizaríamos las tres claves de productividad de la siguiente manera:

  • Debido a que los ejecutivos en la empresa siempre están buscando objetivos anuales actualizados, esto debe tratarse como un asunto urgente del que solo un profesional adecuado debe ocuparse, convierten está en la tarea que debemos hacer.
  • En cuanto a la edición de una publicación en el blog, este es un trabajo que delegamos generalmente a un redactor que desee aprender a editar, de esta manera el calendario del blog se mantendrá actualizado y el equipo completo tendrá las prioridades establecidas.
  • Si al verificar nuestra bandeja de entrada, observamos que llegó un correo electrónico reciente de un representante de ventas no conocido para la empresa, la mejor opción es eliminarlo de inmediato para que no nos desconcentremos y podamos mantenernos al tanto de los correos electrónicos realmente relevantes.

En resumen, si nos llega una tarea importante que solo uno de los profesionales puede hacer, debe hacerla inmediatamente, si aparece una tarea que solo puede o debe hacer una persona del equipo hay que delegar y por último eliminar todas las tareas que no resulten importantes.

Es posible que la máxima productividad sea muy difícil de alcanzar porque generalmente debe adquirirse un nuevo hábito y estos son difíciles de mantener después de unas semanas o unos días. Con nuestras tres claves de productividad no necesitamos crear un nuevo hábito, sino que adoptamos un sistema que nos ayuda a mejorar la productividad.

Una pregunta muy rápida!

Soy Javier, co-fundador de SmartProspect

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